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Unser Produkt

Wir bieten den Service an, Prüfsummen – sozusagen digitale Fingerabdrücke – von Dateien zu speichern, sodass Sie Jahre später belegen können, dass diese Datei ab dem Tag, an dem wir die Prüfsumme gespeichert haben, nicht mehr verändert wurde.

Bitte beachten Sie, dass dies keine Datensicherung ist, sondern nur eine Möglichkeit zu belegen, das eine Datei – für deren Aufbewahrung Sie selbst sorgen müssen – seit dem Zeitpunkt des Hochladens der Prüfsumme nicht mehr geändert wurde.

Motivation: GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) (pdf) sind die in Deutschland geltenden Richtlinien zur Verfahrensdokumentation. Sie schreiben vor, dass digitale Geschäftsdokumente für 10 Jahre manipulationssicher gespeichert werden müssen.

Manipulationssicher durch notarielle Bestätigung

Es ist schwierig, nach Jahren zu beweisen, dass digitale Dateien nicht verändert wurden. Bis jetzt wird hauptsächlich auf revisionssichere Archivsysteme gesetzt. Diese Systeme stützen sich auf Indizien, um plausibel zu machen, dass alle Dateien im Originalzustand sind.

Es ist nicht erforderlich zu beweisen, dass die Dokumente nicht verändert werden konnten, wenn durch NOTAR.direct belegt wird, dass die Dokumente nicht verändert wurden. Dazu wird eine Prüfsumme, eine Art digitaler Fingerabdruck einer Datei, gebildet und auf unsere Server hochgeladen. Diese Prüfsumme ist ein Beweis dafür, dass die zugehörige Datei, zu diesem Zeitpunkt schon existierte und nicht geändert wurde.

Beispielsweise kann ein Steuerprüfer auf einfachste Weise überprüfen, ob die zur Prüfung vorgelegten Dokumente zeitnah zum Belegdatum in NOTAR.direct prüfsummiert wurden. Ist dieses der Fall, so können die vorgelegten Dokumente seit dem Zeitstempel von NOTAR.direct nicht verändert worden sein. Der Zeitpunkt des Hochladens wird bei Bedarf notariell bestätigt.

Höchste Datensicherheit

Dieses Verfahren hat den überragenden Vorteil, dass Sie als Unternehmen keine sensiblen Dateien aus der Hand geben müssen, sondern lokal auf einem eigenen Server für ihre Dateien die Prüfsumme berechnen können, um ihn dann auf unsere Server hochzuladen. Es besteht keinerlei Möglichkeit von einem Hash auf den ursprünglichen Dateiinhalt zu schließen.

Wir betrachten Ihre persönlichen Daten als wertvoll, und fordern von Ihnen deshalb nur die Daten an, die zur Benutzung unseres Services nötig sind. Unter keinen Umständen geben wir sie an Dritte weiter. Aus diesem Grund, verwenden wir auch keine Werbung Dritter auf dieser Seite. Mehr finden sie in unserer Datenschutzerklärung.

Auf der NOTAR.direct Plattform werden ausschließlich Kundendaten und Prüfsummen mit Zeitstempel gespeichert.

Integration in Partnerprogrammen

Zur einfachen Integration in den bestehenden Arbeitsablauf bieten eine wachsende Zahl von Dokumentenmanagement Systemen (DMS) direkten, unkomplizierten Zugang zu unserem Service.

Sofort Gratis Registrieren

Die Nutzung von NOTAR.direct ist kostenfrei. Bei der kostenlosen Version werden die Prüfsummen allerdings nicht für 10 Jahre vorgehalten, sodass sie sich nur für Testzwecke eignet.

Damit gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfüllt werden, bietet NOTAR.direct ein kostenpflichtiges Langzeitarchiv an. Wird dieses Langzeitarchiv gebucht, gewährleistet NOTAR.direct die Daten 10 Jahre vorzuhalten.

Offene API

Neben der Weboberfläche für Testzwecke und kleinere Datenmengen steht eine RESTful API zum professionellen Einsatz zur Verfügung. Für Softwareentwickler ist eine Beschreibung dieser API online abrufbar.